Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat (2) menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip memegang peranan sangat penting dalam tercapainya tujuan organisasi. Hal tersebut dikarenakan arsip merupakan sumber informasi dan sebagai pusat memori organisasi serta bahan pertanggungjawaban organisasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Untuk itu, Kepala Sekretariat BPK Perwakilan Provinsi Bali, Ida Bagus Ketut Wisnu dalam Proyek Perubahan Diklat Pim III yang sedang disusunnya memprioritaskan pengelolaan arsip yang baik, benar dan sesuai dengan ketentuan.
Menurut Ida Bagus Ketut Wisnu, pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik, benar dan sesuai dengan ketentuan akan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Selain itu juga akan menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Menindaklanjuti proyek perubahan Kepala Sekretariat Perwakilan tersebut, Kasubbag Umum, Gempur Widya Laksana pada Selasa (26/5), pimpin gotong royong penataan arsip lama milik BPK Perwakilan Provinsi Bali. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka untuk menjaga keamanan dan keselamatan arsip, meningkatkan kualitas pelayanan publik, memberikan kenyamanan pegawai dalam bekerja serta memudahkan dalam penyediaan informasi dan pengelolaan arsip. Dalam pelaksanaannya Kasubbag Umum dan TI dibantu oleh pemeriksa, staf penunjang, satuan pengaman dan para cleaning service di Kantor BPK Perwakilan Provinsi Bali.
Kegiatan tersebut telah berhasil menata dan memindahkan dari ruang Subauditorat Bali I dan Subauditorat Bali II ke Ruang Arsip sebanyak 911 kota boks berisi arsip pemeriksaan BPK Perwakilan Provinsi Bali dari tahun 2010 sampai dengan 2014. Adapun rincian boks arsip pemeriksaan berdasarkan entitas adalah sebagai berikut; Kota Denpasar (85 boks), Kab. Karangasem (57 boks),Kab. Gianyar (93 boks), Kab. Klungkung (61 boks), Kab.Bangli (59 boks), Prov. Bali (81 boks), Kab. Badung (174 boks), Kab. Tabanan (93 boks), Kab. Jembrana (119 boks) dan Kab. Buleleng (89 boks).
Menurut Gempur Widya Laksana, kendala yang dihadapi dalam penataan tersebut adalah kurangnya peralatan untuk memindahkan arsip dari tempat lama ke tempat baru. Akantetapi, hal tersebut bisa diatasi dengan sumber daya manusia yang tercukupi. Dikarenakan penataan dan pengelolaan arsip adalah perintah undang-undang, maka kegiatan serupa akan rutin dilaksanakan secara berkesinambungan dan lebih baik, tambah bapak dua orang putra tersebut.