Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
BPK Perwakilan Provinsi Bali
Berdasarkan ketentuan pasal 21 Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menyatakan bahwa badan publik harus menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). Karena itu pada tahun 2011 melalui Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 430/K/X-XIII.2/11/2011, PPID BPK dibentuk. Sejalan dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi di lingkungan BPK, PPID BPK mengalami perubahan melalui Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor 272/K/X-XIII.2/6/2015 yang berlaku hingga saat ini.
Sedangkan PPID pada BPK Perwakilan Provinsi Bali TA 2019 dibentuk melalui Surat Keputusan Kepala Perwakilan BPK Provinsi Bali Nomor 11/K/XIX.PAL/1/2019. PPID tersebut bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di lingkungan BPK Perwakilan Provinsi Bali. Pelaksanaan tugas teknis PPID BPK dilakukan oleh Pusat Informasi dan Komunikasi (PIK) sebagai unit pelaksana pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
A. Tugas, Tanggung Jawab dan Kewenangan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
1. Membangun dan mengembangkan sistem pengelolaan informasi dan dokumentasi secara baik dan efisien.
2. Mengangkat PPID.
3. Membentuk PIK dan menyediakan sarana dan prasarana layanan informasi, termasuk situs resmi.
4. Menganggarkan pembiayaan layanan informasi.
5. Menetapkan standar biaya perolehan salinan informasi.
6. Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik.
7. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon informasi yang mengajukan keberatan.
8. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan informasi.
9. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan informasi.
10. Mewakili BPK di dalam proses penyelesaian sengketa di Komisi Informasi dan Pengadilan atau mewakilkan kepada kuasanya.
11. Menetapkan standar prosedur operasional layanan informasi (atau petunjuk teknis prosedur pelayanan informasi publik) di unit/satuan kerjanya, jika dibutuhkan.
B. Tugas, Tanggung Jawab dan Kewenangan Sekretaris PPID
1. Memberikan arahan kepada PPID terkait pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
2. Memberikan masukan kepada Atasan PPID yang berkaitan dengan kebijakan dan strategi mengenai pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
3. Memberikan arahan/persetujuan kepada pejabat pembantu PPID terkait informasi publik yang akan disampaikan kepada PPID.
4. Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas PPID.
5. Mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh informasi.
6. Mengkoordinasikan pengumpulan seluruh informasi secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi:
a. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
7. Mengkordinasikan pendataan informasi yang dikuasai setiap unit/satuan kerja dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
8. Mengkoordinasikan pengumuman informasi yang wajib diumumkan secara berkala melalui media yang efektif.
9. Mengkoordinasikan pemberian informasi yang dapat diakses oleh publik dengan Pejabat Pembantu PPID.
10. Melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 19 Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan informasi publik tertentu dikecualikan.
11. Menyertakan alasan tertulis pengecualian informasi secara jelas dan tegas, dalam hal permohonan informasi ditolak.
12. Mengkoordinasikan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada Pejabat Pembantu PPID.
13. Mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/atau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan informasi.
14. Mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur yang berlaku.
15. Menyampaikan laporan kepada atasan PPID dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya.
C. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Pemeriksaan
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
3. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
4. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
5. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
6. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
7. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
8. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
9. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Hukum
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
3. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
4. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
5. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.
E. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Sumber Daya Manusia
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
3. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
4. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
5. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.
F. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Anggaran/Keuangan
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
3. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
4. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
5. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.
G. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Umum dan Pengadaan Barang/Jasa dan Teknologi Informasi
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
3. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
4. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
5. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.
H. Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pembantu PPID Bidang Informasi Pimpinan dan Hubungan Masyarakat
1. Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang ada di unit kerjanya masing-masing.
2. Mengumpulkan seluruh informasi secara fisik di unit kerjanya masing-masing yang meliputi:
a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan
c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.
3. Mendata informasi di unit kerjanya masing-masing dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
4. Menyampaikan Daftar Informasi Publik dan dokumen pendukung yang telah mendapat persetujuan dari Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik paling kurang 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan.
5. Melakukan penghitaman atau pengaburan informasi yang dikecualikan beserta alasannya kepada PPID dengan persetujuan Pejabat Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik.
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas dan kewenangannya kepada PPID.